Как правильно подшить документы?

Comments

• Цитата: Здравствуйте! Ожидаю море ссылок, писали уже и т.п. Действительно по запросу в поисковике вышло 7 страниц, все прочитала, кое что распечатала для себя, но... Может у кого-то есть памятка или что-то подобное: какие книги должны быть, что подшивать за месяц, за квартал, за год. Есть какие-то требования, которые нельзя нарушать? При возможности у всех интересуюсь этим вопросом: кто-то подшивает все подряд в хронологическом порядке, кто-то выписки отдельно, авансовые отдельно и т.п.Поделитесь опытом! Спасибо.

  
  Ameli48, все зависит от формы собственности, от того на каком режиме налогообложения вы находитесь.
  
• Смотря какой у Вас документооборот. У меня он небольшой, поэтому я все коплю за год в разных папках, а потом подшиваю. Удобно для меня и для проверяющих тоже. Папки:
  1. Авансовые отчеты.
  2.Банк (выписки, платежки)
  3.Касса (все кассовые документы)
  4.Реализация (накладные на сторону)
  5. Материальные отчеты (требования, акты списания, мат.отчеты)
  6. Заработная плата ( все формы по нач. з/п)
  7. Приходные документы ( счет-фактуры, накладные)
  8.Приказы
  и тд.
  По отчетности отдельные папки накопительные ( ФСС, ПФР,ИФНС)
  
• Каждому участку - своя папка, или даже лучше каждому - документу своя папка. Документы подшиваются по порядку, пронумерованные, подписанные с печатью.
• Может пригодится Я для себя составила список документов
  Постоянного хранения. ... 5 лет ... 1 год
  Подшивая делаю разные корочки .... постоянного хрангения -красные, ... синие и т.д. (чтобы случайно не выкинули нужное) Папки сроком хранения 3 года подшиваю без корочек а хранения 1 год не подшиваю совсем
• я приверженец журнально-ордерной системы ведения бухгалтерского учета... для себя различаю:
  1-касса
  2-банк
  5-расчеты с заказчиками
  6-расчеты с поставщиками
  7 расчеты с подотчетными лицами
  8 расчеты с бюджетом и внебюждетными фондами
  10 расчеты по з/плате
  15 все, кот не вошли ...
• Цитата: или даже лучше каждому - документу своя папка.

  
  
  многовато папок то, наверное!🤦‍♀️
• Цитата: я приверженец журнально-ордерной системы ведения бухгалтерского учета... для себя различаю:1-касса2-банк5-расчеты с заказчиками6-расчеты с поставщиками7 расчеты с подотчетными лицами8 расчеты с бюджетом и внебюждетными фондами10 расчеты по з/плате15 все, кот не вошли ...

  
  Я подшиваю так же
• Я сторонница простого подхода - подшивать так, чтобы потом можно было найти😇
  Зависит от объемов документооборота. Я меня есть одна фирма, по которой все документы за 2 года влезают в 2 папки, одна из которых выписки. Просто в папке сделаны закладки. А где-то нужно для 1 крупного котрагента заводить свою папку.
• Цитата: Смотря какой у Вас документооборот. У меня он небольшой, поэтому я все коплю за год в разных папках, а потом подшиваю. Удобно для меня и для проверяющих тоже. Папки:1. Авансовые отчеты.2.Банк (выписки, платежки)3.Касса (все кассовые документы)4.Реализация (накладные на сторону)5. Материальные отчеты (требования, акты списания, мат.отчеты)6. Заработная плата ( все формы по нач. з/п)7. Приходные документы ( счет-фактуры, накладные)8.Приказыи тд.По отчетности отдельные папки накопительные ( ФСС, ПФР,ИФНС)

  
  Примерно так же у меня, но:
  Касса все так ,только помните, что вкладной лист кассовой книги (если в электронном виде) сшивается отдельно!
  И накладные поставщиков я все-таки отношу к материальным отчетам, все же приход товаров подтверждается накладной. Счета фактуры исходящие с книгой продаж. Накладные на отгрузку так же к материальным отчетам. Входящие счета-фактуры в книгу покупок.
• Цитата: Я сторонница простого подхода - подшивать так, чтобы потом можно было найти😇Зависит от объемов документооборота. Я меня есть одна фирма, по которой все документы за 2 года влезают в 2 папки, одна из которых выписки. Просто в папке сделаны закладки. А где-то нужно для 1 крупного котрагента заводить свою папку.

  Делаю так же. Все дело в том, что есть у меня фирмы с небольшим документоборотом и к тому же на УСН 6%. Завела на нее две папочки - одна на первое полугодие, другая - на второе. В каждой папочки делители по месяцам. вот и складываю туда по порядку. в конце года - достаю и брошюрую документы: банк, касса и т.д.
• Цитата: Цитата: Здравствуйте! Ожидаю море ссылок, писали уже и т.п. Действительно по запросу в поисковике вышло 7 страниц, все прочитала, кое что распечатала для себя, но... Может у кого-то есть памятка или что-то подобное: какие книги должны быть, что подшивать за месяц, за квартал, за год. Есть какие-то требования, которые нельзя нарушать? При возможности у всех интересуюсь этим вопросом: кто-то подшивает все подряд в хронологическом порядке, кто-то выписки отдельно, авансовые отдельно и т.п.Поделитесь опытом! Спасибо.Ameli48, все зависит от формы собственности, от того на каком режиме налогообложения вы находитесь.

  
  ООО на ЕНВД
  ИП на ОСН+ЕНВД
• Цитата: Цитата: Здравствуйте! Ожидаю море ссылок, писали уже и т.п. Действительно по запросу в поисковике вышло 7 страниц, все прочитала, кое что распечатала для себя, но... Может у кого-то есть памятка или что-то подобное: какие книги должны быть, что подшивать за месяц, за квартал, за год. Есть какие-то требования, которые нельзя нарушать? При возможности у всех интересуюсь этим вопросом: кто-то подшивает все подряд в хронологическом порядке, кто-то выписки отдельно, авансовые отдельно и т.п.Поделитесь опытом! Спасибо.Ameli48, все зависит от формы собственности, от того на каком режиме налогообложения вы находитесь.

  
  ООО на ЕНВД
  ИП на ОСН+ЕНВД
• Цитата: ООО на ЕНВДИП на ОСН+ЕНВД

  
  Плательщики ЕНВД должны вести бухучет в полном объеме. У Вас документооборот пока не большой. Так что выбирайте любой из предложенных вариантов. Решать Вам! А может изобретете свой способ 💃
• У нас на предприяти простая схема подшивки документов.
  Отдельно папки:
  1. Заработная плата
  2. Касса (по кварталам. Если много докуметов можно за месяц).
  3.Отчеты.
  4.Все остальные докуметы в одну папку по каждому месяцу. Итого получается 12 папок за год. Здесь документы складываем последовательно (сверху-вниз):
  - авансовые отчеты;
  - банк;
  - счета на оплату;
  - накладные от поставщиков;
  - накладные покупателей.
  Очень удобно получается.
  Была выездная проверка. Проверяли данные за 3 года. Все остались довольны. Необходимые документы нашли быстро.
  
  
• Цитата: Смотря какой у Вас документооборот. У меня он небольшой, поэтому я все коплю за год в разных папках, а потом подшиваю. Удобно для меня и для проверяющих тоже. Папки:1. Авансовые отчеты.2.Банк (выписки, платежки)3.Касса (все кассовые документы)4.Реализация (накладные на сторону)5. Материальные отчеты (требования, акты списания, мат.отчеты)6. Заработная плата ( все формы по нач. з/п)7. Приходные документы ( счет-фактуры, накладные)8.Приказыи тд.По отчетности отдельные папки накопительные ( ФСС, ПФР,ИФНС)

  
  Наталья, я начав свою деятельность, аналогично Вашему принципу все рассортировала. Но знакомых бухов у меня всего три, солидный вообще один, который меня раскритиковал, сказал "касса отдельно, все остальное вместе в хронологическом порядке по месяцам или кварталам взависимости от объема". Но не найдешь ведь ничего! Может это отдельно взятое самодурство? или это в каком нибудь Положении 1917 года? Первый квартал скрепя сердце так сделала. Но в рознице одних накладных вал, они погребут все остальные документы. Короче, у меня все опять отдельно, но сомнение присутствует.
  Вот и хотелось бы узнать в отношении этого вопроса какие могут быть нарушения (отсутствие первички это понятно), но что с чем сшито кто-то проверяет? и могут ли наказать?
• Цитата: Цитата: ООО на ЕНВДИП на ОСН+ЕНВДПлательщики ЕНВД должны вести бухучет в полном объеме. У Вас документооборот пока не большой. Так что выбирайте любой из предложенных вариантов. Решать Вам! А может изобретете свой способ 💃

  
  Это в ИП небольшой, а в ООО за 3 года много уже подшито. Конечно, не сравнить с крупными предприятиями или бюджетными организациями. Просто мне во всем нужен шаблон, правильно так и только так. И можно ли свой способ изобретать? а то накажут за креатив 😀.
• Цитата: Цитата: Цитата: ООО на ЕНВДИП на ОСН+ЕНВДПлательщики ЕНВД должны вести бухучет в полном объеме. У Вас документооборот пока не большой. Так что выбирайте любой из предложенных вариантов. Решать Вам! А может изобретете свой способ 💃Это в ИП небольшой, а в ООО за 3 года много уже подшито. Конечно, не сравнить с крупными предприятиями или бюджетными организациями. Просто мне во всем нужен шаблон, правильно так и только так. И можно ли свой способ изобретать? а то накажут за креатив 😀.

  За способ подшивки нет!Главное, чтобы они у Вас были!
• Цитата: Делаю так же. Все дело в том, что есть у меня фирмы с небольшим документоборотом и к тому же на УСН 6%. Завела на нее две папочки - одна на первое полугодие, другая - на второе. В каждой папочки делители по месяцам. вот и складываю туда по порядку. в конце года - достаю и брошюрую документы: банк, касса и т.д.

  
  melik, Вы опытный бухгалтер, я тоже посчитала рациональным, если мало документов, хранить в папках, а в конце года подшить. Мне сказали "отчетность сдала за квартал, все документы за этот период должны быть подшиты и пронумерованы". Есть такое или нет?
• Цитата: Цитата: или даже лучше каждому - документу своя папка.многовато папок то, наверное!🤦‍♀️

  
  
  Мне в самы раз. Естественно, что касается папки "Банк", то в ней выписки и платёжки, что касается "Касса" - ПКО,РКО, кассовые книги и всё что относится к кассе, что касается "Материалы", там накладные от поставщика, списание, перемещение. Т.к. у меня оптовая торговля, то отдельная папка по реализации, т.е выданные ТОРГ-12. Отдельные папки Книга покупок, книга продаж. Естественно, отдельно приказы, кадры, отчетность, договора постащики/покупатели, входящая/исходящая корреспонденция, бух.справки... Учредительные документы и техническая документация в сейфе, в красивых папочках... Вот так у меня 😇 вроде всё написала.
• Цитата: Цитата: или даже лучше каждому - документу своя папка.многовато папок то, наверное!🤦‍♀️

  
  
  Мне в самый раз. Естественно, что касается папки "Банк", то в ней выписки и платёжки, что касается "Касса" - ПКО,РКО, кассовые книги и всё что относится к кассе, что касается "Материалы", там накладные от поставщика, списание, перемещение. Т.к. у меня оптовая торговля, то отдельная папка по реализации, т.е выданные ТОРГ-12. Отдельные папки Книга покупок, книга продаж. Естественно, отдельно приказы, кадры, отчетность, договора постащики/покупатели, входящая/исходящая корреспонденция, бух.справки... Учредительные документы и техническая документация в сейфе, в красивых папочках... Вот так у меня 😇 вроде всё написала.
• Цитата: Цитата: Смотря какой у Вас документооборот. У меня он небольшой, поэтому я все коплю за год в разных папках, а потом подшиваю. Удобно для меня и для проверяющих тоже. Папки:1. Авансовые отчеты.2.Банк (выписки, платежки)3.Касса (все кассовые документы)4.Реализация (накладные на сторону)5. Материальные отчеты (требования, акты списания, мат.отчеты)6. Заработная плата ( все формы по нач. з/п)7. Приходные документы ( счет-фактуры, накладные)8.Приказыи тд.По отчетности отдельные папки накопительные ( ФСС, ПФР,ИФНС)Наталья, я начав свою деятельность, аналогично Вашему принципу все рассортировала. Но знакомых бухов у меня всего три, солидный вообще один, который меня раскритиковал, сказал "касса отдельно, все остальное вместе в хронологическом порядке по месяцам или кварталам взависимости от объема". Но не найдешь ведь ничего! Может это отдельно взятое самодурство? или это в каком нибудь Положении 1917 года? Первый квартал скрепя сердце так сделала. Но в рознице одних накладных вал, они погребут все остальные документы. Короче, у меня все опять отдельно, но сомнение присутствует.Вот и хотелось бы узнать в отношении этого вопроса какие могут быть нарушения (отсутствие первички это понятно), но что с чем сшито кто-то проверяет? и могут ли наказать?

  Что с чем сшито не проверяет никто и наказать не могут. Главное чтобы документы были в наличии а как подшивать каждый решает сам (кому как удобнее) Я тоже подшиваю всен отдельно как Наталья Гущина 1. Авансовые отчеты.
  2.Банк (выписки, платежки)
  3.Касса (все кассовые документы) и т.д. только за год не коплю а подшиваю за каждый месяц касса за январь, касса за февраль и т.д. (иначе не пршить такое к-во документов!) Мне кажется так легче найти нужный документ
  
  
• Можно после конкурса "рабочее место", конкурс "мой архив". Хотя, наверное, не тактично, подобная информация принадлежит предприятиям, в которых мы работаем. Просто у одного клиента такой архив видела, как мавзолей, красота, порядок идеальный, жаль никто не видит. Конечно, и от финансов, выделяемых руководством на папки, скрепки зависит.
• Хочу поделиться и своим опытом. У нас достаточно крупное предприятие (стоим на учете в МИФНС), документов, соотвественно очень много, но подшивать ежеквартально смысла не вижу. Оперативно собираем документы в папках. Часто делаем проводки по факсовым копиям документов, потому как география деятельности обширная, и получить документы в срок часто не представляется возможным. Поэтому окончательно собираем документы и проверяем наличие всех документов после годового отчета. Хотя такие папки, как как касса, банк, заработная плата, закрываем оперативно. Один раз в два года приглашаем архивную компанию, которая готовит к уничтожению и уничтожает документы, по которым срок хранени истек.
• У нас приличный ежемесячный товарооборот, более десятка магазинов, поэтому документы по основным счетам подшиваются ежемесячно (50,51,41,70), по остальным в зависимости от количества документов за квартал или полугодие. Товарные отчеты из магазинов вообще по старой привычке проверяются и сшиваются за пятидневку. Лицевые счета по ЗП и кадровые подшиваются за год по магазинам по алфавиту. Недавно имели дело с городским архивом, документы на хранение не приняли (места нет), но заставили переподшить все папки с 3 проколов на 4 (вот расчетчик ругалась!) и вложить внутренние описи.
• У меня ИП и ООО. По ООО мало документов, подшиваю только, за год, потом складываю отдельно в каждую папку, банк, кассу, акты, договора, отчетность и т.д. По ИП много документов, прошиваю поквартально, а потом в архивную папку, тоже по статьям, банк, реализация, приходные накладные. Удобно потом искать, если что-то надо.
• Извеняюсь, что-то у меня комп глюканул, получилось два сообщения, не знаю как удалить одно.🤦‍♀️
• Я подшиваю так, чтоб мне было удобно,и если в случаи проверки можно было все сразу найти. Папок вообще мало получается:
  Касса
  Банк
  Авансовые
  Зарплата
  Отчеты
• Действительно, это правильный подход к организации хранения документов: чтобы было удобно, что бы быстро можно было найти нужный документ, чтобы сам процесс архивирования был достаточно организованным.
• Цитата: Цитата: Делаю так же. Все дело в том, что есть у меня фирмы с небольшим документоборотом и к тому же на УСН 6%. Завела на нее две папочки - одна на первое полугодие, другая - на второе. В каждой папочки делители по месяцам. вот и складываю туда по порядку. в конце года - достаю и брошюрую документы: банк, касса и т.д.melik, Вы опытный бухгалтер, я тоже посчитала рациональным, если мало документов, хранить в папках, а в конце года подшить.Мне сказали "отчетность сдала за квартал, все документы за этот период должны быть подшиты и пронумерованы". Есть такое или нет?

  
  
  Если мало документов, то какой смысл сшивать за каждый квартал. Но решать вам, определенных правил нет. Главное - быстро найти нужные документы. Мы, например, сшиваем для удобства при проверках, а проверяющие, в основном, придерживаются журнально-ордерной системы. Можно еще сшивать по налоговым регистрам, которые программа формирует на основе бух.учета ( эти регистры проверяющие часто спрашивают).
• Еще в папках, где много бумаг( например банк) разделяю их помесячно, и на последний документ за месяц клею стикер с месяцем. Очень помогает быстро найти нужную дату
• Цитата: У нас приличный ежемесячный товарооборот, более десятка магазинов, поэтому документы по основным счетам подшиваются ежемесячно (50,51,41,70), по остальным в зависимости от количества документов за квартал или полугодие. Товарные отчеты из магазинов вообще по старой привычке проверяются и сшиваются за пятидневку. Лицевые счета по ЗП и кадровые подшиваются за год по магазинам по алфавиту. Недавно имели дело с городским архивом, документы на хранение не приняли (места нет), но заставили переподшить все папки с 3 проколов на 4 (вот расчетчик ругалась!) и вложить внутренние описи.

  
  Trade, а товарные отчеты обязательны? и как делаете в 1С?
  Интересно про 4 прокола, как говорит один мой знакомый "лучше перебдеть, чем не добдеть" (от слова бдительность). Очень люблю это выражение.
• У нас товарные отчеты - это подборка приходных документов за пятидневку, в которых проставлены розничные цены. Их делает материально ответственное лицо. Плюс кассовые отчеты по выручке. Бухгалтер проверяет и разносит в базу. Работаем в программе, написанной под нас. Учет суммовой. По поводу сшивания - я не могу сказать, это требование нашего местного архива или это общепринято.
• Товарные отчеты обязательны (и в рознице, и в опте). Делаем в Excel - скачали типовую форму.
• Кстати, всё хочу спросить... Мы ведь периодически дарим в качестве призов на конкурсах агрегать для сшивания аврхива. Из тех, кто уже получил такой подарок, поделитесь с народом, удобен ли он?
• У нас дырки сверлят электродрелью, а потом продергивают шнурочки. Дрелью, конечно, быстро, но запах!
• Цитата: У нас дырки сверлят электродрелью, а потом продергивают шнурочки. Дрелью, конечно, быстро, но запах!

  Я складываю документы стопочкой, вызываю начальника ДОЦ и он мне сверлит дырочки
• Цитата: Товарные отчеты обязательны (и в рознице, и в опте). Делаем в Excel - скачали типовую форму.

  
  Я изначально тоже нашла эксэлевский бланк, поставила формулу, чтобы считал остаток, а потом обнаружила, что в 7-ке, есть товарный отчет, даже несколько, розничный в том числе. Пока не успеваю делать (на форуме сижу 😀) ), а когда продавцы делали, времени на исправление ошибок уходило столько же сколько на заполнение отчета. Кто проверяет есть ли товарные отчеты?
• Цитата: Просто мне во всем нужен шаблон, правильно так и только так. И можно ли свой способ изобретать? а то накажут за креатив 😀.

  
  Полная свобода действий. Импровизируйте. Это как кухню обставить: чтобы хозяйке было удобно и все под рукой....
• Цитата: Здравствуйте! Ожидаю море ссылок, писали уже и т.п. Действительно по запросу в поисковике вышло 7 страниц, все прочитала, кое что распечатала для себя, но... Может у кого-то есть памятка или что-то подобное: какие книги должны быть, что подшивать за месяц, за квартал, за год. Есть какие-то требования, которые нельзя нарушать? При возможности у всех интересуюсь этим вопросом: кто-то подшивает все подряд в хронологическом порядке, кто-то выписки отдельно, авансовые отдельно и т.п.Поделитесь опытом! Спасибо.

  
  
  Вы должны сами определиться с перечнем тех учетных регистров, которые вам необходимы ( по крайней мере на каждый счет должен быть регистр - ОСВ, обороты счета, анализ счета), но и плюс Главная книга. Этот перечень должен быть закреплен в учетной политике.
  Далее составляется Номенклатура дел - перечень папок в которых группируются документы и регистры определенной тематики (НР Учет ос, Налоговые регистры).
  Далее утверждаются Правила кодировки - то как должны "обзываться" папки (НР 1.Наименование орг-ции, 2.Номенклатура, 3. Период, 4. Ответственное лицо, 5. Срок хранения).
  И в таком виде очень удобно сразу передавать документы в архив. У нас так)))
• Здравствуйте! Все правильно что вы пишите,но когда налоговая делает встречную проверку и надо достать тот или иной документ, что бы сделать ксерокопию,у прошитых документов это практически не возможно.Как с этой ситуацией справляетесь вы?
• Вечер добрый. Такая же ситуация была. Для встречки документы пришлось фотографировать, на ксероксе никак. Сейчас все документы по реализации и от поставщиков подшиваю "на кольца". Никогда не знаешь, когда понадобятся. А все остальное - это уж как вам удобно. В рамках законодательства конечно. И вам наверное модератор скоро выговор влепит, за новую тему....
• Цитата: Здравствуйте! Все правильно что вы пишите,но когда налоговая делает встречную проверку и надо достать тот или иной документ, что бы сделать ксерокопию,у прошитых документов это практически не возможно.Как с этой ситуацией справляетесь вы?

  
  Добрый день. Пожалуйста, новый вопрос задавайте в новой теме. (О том, как задать новый вопрос, смотрите в сообщении здесь ) Читайте правила форума. В данном случае Вам нужно лишь нажать на этой странице кнопку "Новая тема" и в открывшемся окне задать свой вопрос.
• Цитата: Вечер добрый. Такая же ситуация была. Для встречки документы пришлось фотографировать, на ксероксе никак. Сейчас все документы по реализации и от поставщиков подшиваю "на кольца". Никогда не знаешь, когда понадобятся. А все остальное - это уж как вам удобно. В рамках законодательства конечно. И вам наверное модератор скоро выговор влепит, за новую тему....

  
  Да, и не только за вопрос в чужой теме выговор, но и за ответ на него... 😗